Hai mai sentito parlare di “KPI”? Forse non lo sai, ma per le aziende sono un aspetto fondamentale da considerare. Ma a cosa ci riferiamo, nello specifico, quando utilizziamo questo articolo?
Un KPI, acronimo di Key Performance Indicator è un valore misurabile che dimostra quanto, effettivamente, le performance correnti di un’azienda (o di una o più Business unit) siano in linea con le performance obiettivo prefissate.
A seconda dell’ambito di osservazione è possibile operare, quindi, su due livelli complementari tra loro:
- KPIs di Primo livello: se il fine è la misurazione delle performance a livello corporate
- KPIs di Secondo livello: se il fine è la misurazione delle performance a livello business unit.
Duplice significato di key performance indicator:
Molto spesso in azienda, dopo aver elaborato un set di KPI ci si rende conto che esso non riflette l’andamento del business o che, peggio ancora, rispetto all’ambito di osservazione non pone in evidenza il fattore “Key”, ovvero quello che può essere tradotto letteralmente come “Chiave” ma che, al contempo, può essere tradotto anche come “Criticità”, dando quindi all’acronimo un significato ben più delimitato e, secondo noi, ben più coerente rispetto alla necessità di utilizzo di tali indicatori: da “Indicatore chiave delle performance” ad “Indicatore delle criticità delle performance” spostando quindi l’attenzione su quelle che, sia a livello corporate che a livello business unit, sono le criticità delle performance da monitorare.
Processo di identificazione di un set di KPI coerenti con l’attività osservata:
Nel processo di identificazione di un set di KPI coerenti, ciascun team aziendale deve innanzitutto avere ben chiari quelli che sono gli obiettivi, sia di breve periodo che di medio-lungo periodo, che sono stati posti a livello corporate, per poi identificare i propri obiettivi e verificare quanto essi siano in linea con gli obiettivi aziendali.
Tale processo, quindi, coinvolge ogni ambito aziendale come una catena del valore interna, dove, ciascun anello, attraverso il costante monitoraggio dei propri KPI può capire se ed in che modo stia apportando valore all’azienda mediante la propria BU.
Come scegliere quindi un KPI?
A nostro avviso, per poter adottare un KPI è necessario prima interrogarsi su:
- Quanto esso sia correlato ad uno specifico obiettivo aziendale
- Se permette di misurare i progressi relativi all’obiettivo cui è correlato
- Quanto questo obiettivo sia importante per l’azienda
- In quanto tempo occorre raggiungere questo obiettivo.
L’obiettivo o gli obiettivi tra loro correlati possono essere di natura:
- Finanziaria: KPI individuati su basi di metriche correlate prevalentemente a costi e ricavi (Es: MOL)
- Qualitativa: KPI individuati su basi di metriche ricavate da report/feedback dei clienti (Es: RED)
- Produttiva: KPI individuati sulla base di metriche relative a ciò che viene prodotto (Es: Tasso di prodotti non in linea con lo standard qualitativo).
Il Tempo
È fondamentale che i KPI vengano aggiornati regolarmente, sia in ottica di monitoraggio del progresso delle performance sia in ottica di una repentina individuazione e risoluzione di quelle che possono essere vere e proprie criticità che, diversamente, rimarrebbero tali. Un KPI non aggiornato, diventa rapidamente obsoleto.
Pertanto, a seconda della tempistica entro la quale ci si è prefissati di raggiungere quell’obiettivo, ed a seconda della rilevanza strategica/globale di quello stesso obiettivo, è opportuno aggiornare i KPIs a cadenza giornaliera, settimanale o mensile.
L’errore è dietro l’angolo
Molte aziende sottovalutano l’importanza di mantenere costantemente aggiornato il proprio set di KPI in quanto commettono l’errore di identificare un KPI con una misura statica.
In realtà, un KPI se preso singolarmente, in modo quasi astratto, è un valore statico ma, se ripetuto nel tempo diventa un valore dinamico in quanto, ad esempio, si pensi ad un banale tasso di conversione.
Nel primo caso, preso solo in un determinato momento è semplicemente un tasso di conversione che ci fotografa l’andamento delle vendite fino a quel momento (Average Sales Rate):
Nel secondo caso, invece, preso in determinati intervalli di tempo (in questo caso mensili), il tasso di cui sopra origina un trend delle vendite diventando, quindi, un qualcosa di dinamico grazie al quale poter osservare la variazione del KPI nel tempo:
Perché i KPI sono importanti:
Per concludere, è importante misurare costantemente i KPI aziendali non solo perché essi ci danno uno spaccato di quella che è la nostra posizione rispetto agli obiettivi prefissati o ai compiti assegnati, ma perché, grazie ad essi riusciamo a capire se questa posizione in cui ci troviamo è quella in cui vorremmo essere.
Inoltre, non esiste mai il Miglior KPI ma esiste sempre e solo il Miglior KPI per quello specifico obiettivo.
